Negocjacje a mediacje – podobieństwa i różnice

Gdy w biznesie lub sprawie cywilnej pojawia się spór, sytuacja staje się skomplikowana. Strony zazwyczaj mają różne cele, a porozumienie może wydawać się niemożliwe do osiągnięcia. Negocjacje i mediacje należą do przedsądowych metod rozwiązywania sporów, czyli ADR (ang. Alternative Dispute Resolution). Wsparcie profesjonalnego radcy prawnego jest bardzo przydatne w wypracowywaniu kompromisu. Sprawdź podobieństwa i różnie pomiędzy negocjacjami a mediacjami!

Negocjacje – czym są?

Określenie „negocjacje” pochodzą od łacińskiego słowa negotium, co oznacza „interes”. Negocjacje to proces komunikowania, w którym uczestniczą co najmniej 2 strony negocjujące między sobą warunki.

Celem negocjacji jest ustalenie interesu i osiągnięcie porozumienia. Podczas dialogu prezentowane są oczekiwania, możliwości i korzyści dla każdej ze stron. Przedyskutowanie dzielących różnic powinno doprowadzić do wspólnej decyzji. Końcowym etapem negocjacji jest realizacja porozumienia, czyli ustalenie, jak wypracowane porozumienie ma być wcielone w życie.

Artykuł 72 kodeksu cywilnego określa, że jeżeli strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia oznaczonej umowy, umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji. Zgodnie z kodeksem strona, która rozpoczyna lub prowadzi negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów (w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy), musi naprawić szkody, jakie poniosła druga strona, która liczyła na zawarcie umowy.

Mediacje – czym są?

Mediacja stanowi metodę wypracowania satysfakcjonującego rozwiązania sporu poprzez dobrowolne i poufne rozmowy. W tym procesie mediator, będący bezstronną i neutralną osobą trzecią, pełni kluczową rolę. Jego zadaniem podczas mediacji jest wspieranie komunikacji, łagodzenie ewentualnego napięcia lub stresu oraz pomoc w osiągnięciu porozumienia między stronami. Dzięki mediacji strony mają możliwość aktywnego uczestnictwa w procesie rozwiązywania sporu, przy zachowaniu dyskrecji i ochrony poufności. Poprzez umiejętne kierowanie dyskusją i ułatwianie znalezienia wspólnego gruntu, mediator dąży do osiągnięcia satysfakcjonującego dla obu stron porozumienia, które uwzględnia ich potrzeby i interesy.

Postępowanie mediacyjne składa się z określonych etapów, nad których realizacją czuwa mediator. W mediacji sądowej to sąd wyznacza mediatora spośród listy stałych mediatorów sądowych.  W przypadku mediacji pozasądowej to strony same wybierają mediatora. Mogą zgłosić się do niego razem lub jedna ze stron może prosić mediatora o kontaktowanie się w jej imieniu z drugą stroną.

Czym się różnią negocjacje od mediacji?

Negocjacje i mediacje to metody rozwiązywania konfliktów. Są rodzajem dwustronnej komunikacji zawsze za zgodą obu stron. Znajomość technik negocjacji i mediacji może być wykorzystywana w sporach cywilnych, kontaktach biznesowych, jak i prywatnych.

Co odróżnia negocjacje od mediacji?

Motyw

Jedną z ważnych różnic pomiędzy negocjacjami a mediacjami jest powód, dla którego strony podejmują taki rodzaj komunikacji.

W mediacjach do czynienia mamy ze sporem, który chcą rozwiązać skonfliktowane strony. Aby podjąć negocjacje, nie potrzeba tylko konfliktu. Negocjacje łączy także wspólny interes stron, chcących uzyskać korzystne porozumienie.

Bezstronność

Mediator jest osobą bezstronną, która nie może mieć związków ze stronami konfliktu – ani zawodowych, ani prywatnych. Powinien być całkowicie neutralny w stosunku do przedmiotu sporu. Bezstronność mediatora określa artykuł 183 (3) Kodeksu postępowania cywilnego. Warto zwrócić uwagę, na fakt, że mediator nie musi znać się na przedmiocie sporu. Jeżeli prowadzimy negocjacje biznesowe, mediator nie musi być zawodowym biznesmenem.

Negocjator ma za zadanie przekonać „drugą stronę” do swoich racji. Jego zadaniem jest czynny udział w wypracowaniu jak najlepszego rozwiązania. Negocjator nie musi być neutralny wobec spornych kwestii. Może sugerować rozwiązania i aktywnie uczestniczy w wypracowywaniu korzystnego porozumienia. Negocjator może stosować techniki perswazji.

Poufność

Negocjacje i mediacje są procesami poufnymi. Zasada poufności jest jednak bardziej restrykcyjna w przypadku mediacji. Zgodnie z artykułem 183 (4) ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeksu postępowania cywilnego „mediator jest obowiązany zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z obowiązku.”

Negocjacje są objęte klauzulą poufności. Nie można mówić jednak o 100% poufności, szczególnie w przypadku negocjacji biznesowych. Już na etapie negocjowania w proces może być zaangażowanych wiele osób, np. zarząd firmy, osoby uprawnione do reprezentacji, osoby odpowiedzialne za aspekty techniczne.

Koszty postępowania

Jeżeli strony konfliktu osobiście zwracają się po pomoc do mediatora, to mediator ustala koszty procesu (np. według cennika kancelarii prawniczej). Gdy strony są skierowane do mediacji przez Sąd, wynagrodzenie mediatora uregulowane jest przepisami Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym z dnia 20 czerwca 2016 r. (Dz.U. z 2016 r. poz. 921). Rozporządzenie określa wynagrodzenie mediatora w sprawach o prawa majątkowe, które ma wynosić 1% wartości przedmiotu sporu (z zastrzeżeniem, że nie może to być mniej niż 150 złotych i więcej niż 2 000 zł za całość postępowania). W sprawach, w których nie da się ustalić wartości przedmiotu sporu oraz w sprawach o prawa niemajątkowe, wynagrodzenie mediatora wynosi 150 zł za pierwsze posiedzenie i 100 za każde kolejne (łącznie nie więcej niż 450 zł).

W przypadku negocjacji sytuacja jest inna. Jeżeli strony decydują się na zatrudnienie profesjonalnego negocjatora, koszty osiągnięcia porozumienia są zależne od jego cennika. Na mocy stosownej umowy zleceniodawca i zleceniobiorca, czyli negocjator ustalają koszty procesu. Negocjacje biznesowe mogą być prowadzone także przez wewnętrznych pracowników/reprezentantów firm. Wówczas koszty negocjacji są kosztami stałymi (w ramach wynagrodzenia pracownika).

Akceptowalność

W przypadku mediacji obowiązuje zasada akceptowalności, która oznacza, że strony mediacji muszą zaakceptować każdą składową procesu: miejsce, czas mediacji, a przede wszystkim mediatora.

W przypadku negocjacji nie jest konieczne wzajemne akceptowanie negocjatora czy zespołu negocjacyjnego. Strony wspólnie ustalają czas i miejsce spotkania.